Projectondersteuner

In deze opdracht werk je als Projectondersteuner binnen Stadsingenieurs, het interne ingenieursbureau van de gemeente Utrecht. De belangrijkste taak van Stadsingenieurs is het leveren van (ruimtelijke) expertise voor projecten gericht op duurzame ontwikkeling, inrichting, en groot onderhoud van de openbare ruimte, evenals het realiseren van deze projecten.

Binnen Stadsingenieurs bied je administratieve en organisatorische ondersteuning aan het projectteam van het project Kromme Nieuwegracht-Drift-Plompetorengracht. Dit projectteam maakt deel uit van het programma Wervengebied. Met jouw inzet draag je bij aan het doel van het programma: het herstellen en voorkomen van schade aan de Utrechtse werven, muren, en kelders.

Taken:

• Aanspreekpunt: Je fungeert als aanspreekpunt voor de ondersteuning van het project.
• Agendabeheer: Je beheert de agenda en plant afspraken, voornamelijk voor de projectmanagers, manager projectbeheersing, en omgevingsmanagers. Je zorgt ervoor dat afspraken daadwerkelijk passen in de agenda’s en dat er een overlegruimte is gereserveerd.
• Vergaderingen en Verslaglegging: Je stelt de agenda voor overleggen op en draagt zorg voor volledige en correcte verslaglegging en/of actielijsten.
• Bestellingen in SAP: Je verhoogt en maakt bestellingen aan in SAP en bewaakt de correcte afhandeling hiervan.
• Organisatie Bijeenkomsten: Je organiseert bijeenkomsten en overleggen voor het projectteam en regelt de vergaderruimte.
• Algemene Ondersteuning: Je biedt proactief algemene ondersteuning aan het projectteam, zoals het opstellen van teamlijsten, actielijsten, en het bewaken van de orde op de documentenschijf.