Managementassistent
Gemeente Utrecht
Locatie
Utrecht
Uren per week
32 - 36
Maximum tarief
€
65
p/uur
Looptijd
z.s.m. voor 6 maanden
Publicatiedatum:
Status
Omschrijving van de opdracht
Deadline:
Utrecht is de snelst groeiende stad van Nederland met een verwachte groei naar 450.000 inwoners in 2040. Het organisatieonderdeel Werk en Inkomen (W&I) richt zich op het vergroten van de zelfstandigheid van de huidige én toekomstige Utrechters. Wij ondersteunen werkzoekenden richting de arbeidsmarkt en helpen hen weer actief deel te nemen aan de maatschappij. Op deze manier dragen wij bij aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad.
Als Managementassistent werk je binnen het organisatieonderdeel Werk en Inkomen, in het team Officemanagement. Dit team van zes medewerkers is dagelijks druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden. Binnen het Officemanagement wordt hard gewerkt, maar er is zeker ook ruimte voor humor en collega’s staan altijd voor elkaar klaar. Je komt in een warme, fijne werksfeer terecht.
Jouw taken
Het Officemanagement van W&I is op zoek naar een tijdelijke collega waar het team op kan bouwen en die niet wordt afgeschrikt door een hectische en dynamische omgeving. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms ad hoc worden gevraagd. Je ondersteunt twee managers op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord. Concreet houdt dit in dat jij:
- Met plezier de complexe agenda’s en volle mailboxen van de managers beheert, prioriteiten stelt en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload van de managers is hierin erg belangrijk;
- Afspraken maakt, zowel intern als extern;
- Zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS worden geplaatst en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
- HRM-ondersteunende taken oppakt, zoals afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bieden bij mutaties voor medewerkers;
- Projecten, evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt;
- Indien nodig je collega’s binnen het Officemanagement vervangt bij verlof en ziekte;
- Overige administratieve taken oppakt, zoals bloemen bestellen en lunches regelen.
Opdracht eisen
- Goede communicatieve vaardigheden en goede contactuele eigenschappen op bestuurlijk, management- en uitvoerend niveau;
- Een proactieve houding en toont graag initiatief in het oppakken van werk, waarbij je meedenkt met het team;
- Flexibiliteit, zodat je snel kunt schakelen tussen taken;
- Ervaring met MS-Officepakketten, vooral Outlook en MS Teams, en staat open om nieuwe systemen snel te leren. Wij werken onder andere met SAP, UBEOO en IBABS;
- MBO+/HBO werk- en denkniveau;
- Ruime ervaring als managementassistent (of vergelijkbaar) in een complexe omgeving;
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
Is deze opdracht iets voor jou?
Past jouw ambitie, kennis en talent bij deze opdracht? Reageer via de knop.
Deze opdracht delen?
Past deze opdracht bij iemand die je kent? Deel via onderstaande knoppen.
Word je enthousiast van deze opdracht? Laat het ons weten!
Bij een geschikte match stelt TenTalent je graag voor! Vul het onderstaande formulier in en upload je CV. We lezen graag hoe jouw CV aansluit bij deze opdracht.
