Managementassistent
Gemeente Utrecht
Locatie
Utrecht
Uren per week
36
Maximum tarief
€
68
p/uur
Looptijd
9-9-2024 t/m voor 6 maanden
Publicatiedatum:
Status
Omschrijving van de opdracht
Deadline:
Je komt te werken bij de afdeling Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH). De afdeling zorgt ervoor dat zoveel mogelijk Utrechters en bezoekers de regels naleven. Dat doen we voor een leefbare en veilige stad. Ons werk in de openbare ruimte en in de 'bebouwde omgeving' (bij bedrijven en particulieren) is heel breed. Denk aan toezicht en handhaving op alcohol, drugs en prostitutie, huisjesmelkers, milieu-inspectie, evenementenvergunningen, de voorbereidingen voor de Omgevingswet en handhavingsacties in de wijken. Op deze manier dragen wij ons steentje bij aan een stad die gezond en aantrekkelijk is.
VTH kent drie afdelingen met een eigen secretariaat, die 3 secretariaten vormen samen het Officemanagement van VTH.
Je taken zijn:
Het Officemanagement VTH is op zoek naar een collegiale duizendpoot, een collega waar we op kunnen bouwen, die graag naar kantoor komt voor haar werk. Ben jij de nieuwe collega die zich niet laat afschrikken door onderstaande werkzaamheden én werkzaamheden welke niet worden genoemd maar waar toch ad hoc om kan worden verzocht?
Concreet houdt dit in dat jij o.a.:
- Je de secretariaatsmailbox beheert en verzoeken zelfstandig afhandelt. Je zorgt samen met collega’s voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werk gemakkelijk overgenomen kan worden.
- Je afdelings- en/of management-overleggen notuleert en afspraken bewaakt.
- Je de administratieve zaken, zoals o.a. het aanmaken van een bestelling en een zaaknummer aanmaken in het zaaksysteem (post), oppakt.
- Proactief de agenda en soms ook de mailbox van de teamleiders beheert.
- Je proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleert en zorgt voor opvolging.
- Je bijeenkomsten organiseert en vergaderzalen reserveert.
- Je ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat de Outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten.
- Je HRM-ondersteunende taken oppakt voor de afdeling. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers.
Opdracht eisen
Jij bent de gastvrouw/-heer van de afdeling. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel
- Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op MBO plus niveau of hebt ervaring als managementassistent (of in een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.
- Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Office 365) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen.
- Je hebt ervaring met het werken in teamverband.
- Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je kunt op zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega’s en klanten communiceren.
- Je hebt goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel management- als uitvoerend niveau.
Is deze opdracht iets voor jou?
Past jouw ambitie, kennis en talent bij deze opdracht? Reageer via de knop.
Deze opdracht delen?
Past deze opdracht bij iemand die je kent? Deel via onderstaande knoppen.
Word je enthousiast van deze opdracht? Laat het ons weten!
Bij een geschikte match stelt TenTalent je graag voor! Vul het onderstaande formulier in en upload je CV. We lezen graag hoe jouw CV aansluit bij deze opdracht.
