Applicatiebeheerder / Implementatiemanager

De opdracht is gericht op ICT-implementatiemanagement en applicatiebeheer. Implementatiemanagement ICT is aan de orde wanneer nieuwe software of een nieuwe inrichting van bestaande software wordt geïntroduceerd. In veel gevallen wordt de software geleverd door het team Informatisering & Automatisering (I&A) van VNG Bureau, via de dienstverleningsovereenkomst (DVO).

Applicatiebeheer bij VNG Realisatie bestaat naast functioneel applicatiebeheer en gebruikersondersteuning ook uit het monitoren van de door I&A of andere partijen geleverde ICT-diensten (kwalitatief en kwantitatief) en het aanspreken van de collega’s bij VNG Bureau wanneer het geleverde niet voldoet aan hetgeen vereist is voor de uitvoering van de werkzaamheden binnen VNG Realisatie. De applicatiebeheerder/implementatiemanager signaleert en analyseert.

Wanneer technische kennis nodig is om eventuele ICT-storingen en -problemen door I&A en/of andere partijen te laten oplossen, is het aan de applicatiebeheerder/implementatiemanager om zijn/haar kennis en analyse in te brengen. Ook bij vernieuwing van netwerken en systemen inventariseert de applicatiebeheerder/implementatiemanager de behoeften van collega’s van VNG Realisatie, vertaalt deze in technische eisen en wensen en ziet erop toe dat de systemen en processen daaraan voldoen, in nauwe afstemming met I&A. Zo vormt de applicatiebeheerder/implementatiemanager een liaison tussen VNG Bureau en VNG Realisatie. Waar ICT-dienstverlening en/of ICT-voorzieningen voor VNG Realisatie ontbreken, zorgt de applicatiebeheerder/implementatiemanager dat deze worden ingevuld. De applicatiebeheerder/implementatiemanager is geen contractmanager in de zin van inkoop of juridische aspecten, hij/zij brengt de ICT-expertise in die nodig is om het contract te managen en om de inhoudelijke behoeften te vertalen in technische eisen en wensen.

Bij de doorontwikkeling van de dienstverleningsovereenkomst (DVO) en het opstellen van een service level agreement (SLA) komt het eigenaarschap voor ICT-technische eisen en wensen bij de applicatiebeheerder/implementatiemanager te liggen. Hij/zij wordt binnen VNG Realisatie het aanspreekpunt voor het laten aansluiten van de ICT-dienstverlening op de behoeften van de organisatie. De applicatiebeheerder/implementatiemanager is verantwoordelijk voor de inhoudelijke component in het contractmanagement op de ICT (in tegenstelling tot de juridische en financiële componenten). Deze verantwoordelijkheid betekent ook dat de applicatiebeheerder/implementatiemanager eraan bijdraagt dat de processen en afspraken rond de DVO worden afgestemd op de processen en afspraken bij VNG Realisatie (en andersom), en correct worden vastgelegd. Dit vereist regelmatig contact met I&A, om tijdig op de hoogte te zijn van nieuwe ontwikkelingen.

Enkele voorbeelden van toepassingen waarop implementatiemanagement en/of functioneel beheer nodig kan zijn, zijn de contactenapp, iBabs, vergaderapps en archiveringssoftware. Er kunnen ook werkzaamheden voor het organiseren en verbeteren van archivering aan de orde zijn, inclusief bijbehorende processen. Incidenteel kunnen ook andere ICT-werkzaamheden nodig zijn, of ondersteuning op andere (facilitaire) DVO-onderdelen dan ICT. Voor de directie fungeert de applicatiebeheerder/implementatiemanager als specialist en sparringpartner op het gebied van ICT in de breedst mogelijke zin. Hij/zij dient dus een brede kennis te hebben en bijvoorbeeld ook input te kunnen geven voor strategische besluitvorming.

Werkzaamheden en Verantwoordelijkheden

• ICT-behoeften van collega's/teams binnen VNG Realisatie in kaart brengen;
• Behoeften vertalen in functionele eisen en wensen;
• Inventariseren van het benodigde applicatielandschap met de bijbehorende inrichting en de route om dat te realiseren;
• Dialoog voeren met leveranciers om eisen en wensen gerealiseerd te krijgen;
• Applicaties inrichten volgens de benodigde specificaties;
• Processen rondom applicaties (mede) vormgeven, in overeenstemming met de behoeften van de gebruikers;
• Uitleg geven aan gebruikers voor optimaal gebruik van software en netwerk;
• Geschreven handleidingen en instructies opstellen;
• Eventueel trainingen of demonstraties verzorgen;
• Vraagbaak voor technisch inhoudelijke vragen over applicaties die niet onder de DVO door VNG Bureau worden geserveerd.

Resultaat van de Opdracht

• Het applicatielandschap en het netwerk ondersteunen de werkprocessen zo goed mogelijk;
• De inrichting van applicaties sluit aan op de eisen en wensen van de gebruikers;
• Gebruikers kennen de mogelijkheden van de software en weten hoe ze die optimaal kunnen benutten;
• Wijzigingen in het netwerk, de applicaties en de inrichting daarvan worden zodanig uitgevoerd en begeleid dat de overlast voor de gebruikers beperkt is, en de voordelen van de verbeteringen snel benut kunnen worden;
• Het contractmanagement op de DVO met SLA wordt uitgevoerd op basis van volledige, juiste en actuele kennis over de technische stand van zaken en de ervaringen van de gebruikers.